Anwendungsbereich / Angewandte KI
Dokumentenverarbeitung: lesen, prüfen, buchen — automatisch
Eine Strecke, die eingehende Dokumente ausliest, gegen eure Regeln prüft und ins Zielsystem bucht — mit einer Sicherheitsschwelle, unter der immer ein Mensch entscheidet.
Vorhaben besprechen- 01
Dokument
- 02
Prüfung
- 03
System
Kein fertiges Produkt: Die Regeln, gegen die geprüft wird, sind eure — Freigabegrenzen, Nummernkreise, Kostenstellen.
01 / Die Ausgangslage
Die Aufgabe
dahinter.
Der Stapel wächst schneller, als jemand ihn abarbeiten kann, und die Arbeit selbst ist Abtippen. Der eigentliche Aufwand steckt nicht im Lesen, sondern im Abgleich: Stimmt der Preis mit der Bestellung? Ist die Menge geliefert? Passt die Kostenstelle?
Eingangsrechnungen kommen aus drei Kanälen und werden an einer Stelle von Hand erfasst.
Lieferscheine müssen gegen Bestellungen abgeglichen werden, bevor irgendetwas freigegeben wird.
Prüfberichte und Zertifikate müssen archiviert und bei Audits wiedergefunden werden.
Formulare kommen ausgefüllt zurück und werden in ein anderes System übertragen.
Unser Ansatz
Belege kommen als PDF, als Scan, als Foto aus der WhatsApp-Gruppe. Irgendjemand liest sie, tippt sie ab, legt sie ab. Das ist die Arbeit, die sich am zuverlässigsten automatisieren lässt — und die, bei der Fehler am teuersten sind. Deshalb wird hier nicht auf Vollautomatik gebaut, sondern auf eine Schwelle.
02 / Die Umsetzung
So entsteht
euer System.
Quellen, Regeln und Übergaben werden an eurer Organisation ausgerichtet. So greifen die einzelnen Schritte ineinander.
Vorhaben besprechenErfassen
Dokumente kommen aus dem Postfach, aus einem Ordner, per Scanner oder über eine Schnittstelle. Gescanntes läuft durch Texterkennung, Fotos werden entzerrt. Am Ende steht jedes Dokument als Text plus Ursprungsdatei da — das Original wird nie ersetzt.
Auslesen
Aus dem Text werden die Felder gezogen, die ihr braucht: Lieferant, Belegnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze. Jedes Feld bekommt einen Sicherheitswert — das System weiß nicht nur, was es gelesen hat, sondern auch, wie sicher es sich ist.
Prüfen
Die gelesenen Werte laufen gegen eure Regeln: Abgleich mit der Bestellung, Rechenprobe, Dublettenprüfung, Lieferantenstamm, Freigabegrenzen. Hier steckt der eigentliche Nutzen — das Auslesen kann inzwischen jeder, das saubere Prüfen nicht.
Entscheiden oder übergeben
Liegt alles über der vereinbarten Schwelle und greift keine Regel, wird gebucht. Sonst landet der Beleg in einer Prüfliste — mit Markierung, was genau unklar ist. Euer Team sieht nur noch die Zweifelsfälle statt jedes Dokument.
Aus unserer Arbeit
VERA
VERA prüft die Unterlagen in öffentlichen Vergaben gegen die Eignungskriterien und zeigt zu jedem Befund die Stelle im Originaldokument.
Die Live-Demo von VERA läuft am Computer oder Tablet.
03 / Infrastruktur & Verantwortung
Wo es läuft.
Gebucht wird in eure Systeme, nach euren Regeln — Rechte, Nummernkreise und Aufbewahrung bleiben, wie sie sind.
Die Strecke selbst läuft als eigener Dienst in der EU-Cloud oder auf eurer Infrastruktur.
Jeder Lauf ist nachvollziehbar: Welches Dokument, welche Werte, welche Regel, welche Entscheidung.
Eine ehrliche Einschätzung
Wo es nicht hilft.
Die Schwelle ist eine Abwägung, keine Einstellung, die man einmal richtig setzt: Je höher, desto mehr Handarbeit bleibt; je niedriger, desto mehr Fehler rutschen durch. Wir fangen bewusst hoch an und senken sie, wenn die Zahlen es hergeben.
Freihändig gestaltete Dokumente ohne feste Struktur — Verträge, Gutachten, Schriftwechsel — lassen sich auslesen, aber nicht zuverlässig prüfen; dort ist eine Wissensdatenbank die passendere Lösung.
Wo monatlich zwanzig Rechnungen anfallen, rechnet sich der Aufbau nicht.
04 / Vor eurem Projekt
Offene
Fragen.
Was sich vorab klären lässt. Alles Weitere besprechen wir an eurem konkreten Fall.
Euer nächster Schritt
Wie passt das
zu eurem Vorhaben?
Erzählt uns, was ihr entwickeln oder verändern wollt.
Vorhaben besprechen