Anwendungsbereich / Integration & Automatisierung
Prozessautomatisierung zwischen euren Systemen
Wir verbinden eure bestehenden Werkzeuge zu einem Ablauf, der von selbst durchläuft — mit definierten Stopp-Punkten überall dort, wo ein Mensch entscheiden soll.
Vorhaben besprechen- 01
Anfrage
- 02
Ablauf
- 03
Angebot
Kein fertiges Produkt: Wir nehmen den Ablauf auf, den ihr heute fahrt — nicht den, der im Prozesshandbuch steht.
01 / Die Ausgangslage
Die Aufgabe
dahinter.
Die Werkzeuge sind da und funktionieren jedes für sich. Was fehlt, ist die Strecke dazwischen — die läuft über Menschen. Das ist so lange in Ordnung, bis jemand krank wird, in Urlaub geht oder den Schritt vergisst, den nur er kennt.
Eine Anfrage über das Kontaktformular wird von Hand ins CRM übertragen und weitergeleitet.
Nach dem Angebot fasst jemand nach — wenn er daran denkt.
Ein neuer Auftrag muss in drei Systemen angelegt werden, mit denselben Daten.
Der Monatsbericht entsteht, indem jemand vier Exporte zusammenkopiert.
Unser Ansatz
Zwischen „Anfrage kommt rein“ und „Angebot geht raus“ liegen in den meisten Betrieben zehn Handgriffe in vier Werkzeugen: kopieren, einfügen, anhängen, nachfassen. Jeder einzelne ist trivial, keiner ist automatisiert, und zusammen sind sie ein halber Arbeitstag pro Woche.
02 / Die Umsetzung
So entsteht
euer System.
Quellen, Regeln und Übergaben werden an eurer Organisation ausgerichtet. So greifen die einzelnen Schritte ineinander.
Vorhaben besprechenAblauf aufnehmen
Wir setzen uns neben die Person, die den Ablauf heute macht, und schreiben mit, was sie tatsächlich tut — nicht, was im Prozesshandbuch steht. Der Unterschied zwischen beidem ist regelmäßig der eigentliche Befund.
Entscheidungspunkte markieren
Bevor irgendetwas gebaut wird, legen wir fest, welche Schritte durchlaufen dürfen und an welchen ein Mensch zustimmen muss. Alles Unumkehrbare — Geld, Verträge, Nachrichten an Kunden — bekommt im Zweifel einen Stopp-Punkt.
Verdrahten
Der Ablauf entsteht als Automatisierung auf n8n: ein Werkzeug, das ihr einsehen, anhalten und selbst weiterbauen könnt. Wo eine API fehlt, bauen wir den Anschluss; wo Fachlogik oder ein Modell nötig ist, hängt ein eigener Dienst daran.
Sichtbar machen
Jeder Lauf ist einsehbar: was hereinkam, welche Schritte liefen, wo er steht, was schiefging. Fehlgeschlagene Läufe melden sich, statt still zu sterben — das ist der Unterschied zwischen Automatisierung und Blackbox.
Aus unserer Arbeit
Agency OS
In Agency OS, unserem eigenen CRM, schlägt das System Rechnungsentwürfe und Nachfassaktionen vor. Freigegeben wird von Hand.
03 / Infrastruktur & Verantwortung
Wo es läuft.
Die Abläufe laufen als eigener Dienst — in der EU-Cloud oder auf eurer Infrastruktur, in beiden Fällen mit Zugriff für euch.
Ihr könnt jeden Ablauf anhalten, ohne uns anzurufen.
Zugänge liegen bei euch; wir arbeiten mit euren Konten, nicht mit unseren.
Eine ehrliche Einschätzung
Wo es nicht hilft.
Ein kaputter Prozess wird durch Automatisierung ein schneller kaputter Prozess. Wo der Ablauf selbst nicht stimmt, ordnen wir ihn zuerst — auch wenn das die unbequemere Antwort ist.
Abläufe, die sich alle paar Wochen ändern, lohnen den Aufbau selten.
Nicht jeder Schritt braucht KI: Ein großer Teil dessen, was wir hier bauen, ist saubere Automatisierung ohne Modell, weil das zuverlässiger und billiger ist.
04 / Vor eurem Projekt
Offene
Fragen.
Was sich vorab klären lässt. Alles Weitere besprechen wir an eurem konkreten Fall.
Euer nächster Schritt
Wie passt das
zu eurem Vorhaben?
Erzählt uns, was ihr entwickeln oder verändern wollt.
Vorhaben besprechen